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 Verbale della riunione del consiglio direttivo di martedì 9 maggio 2014

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jam!

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MessaggioOggetto: Verbale della riunione del consiglio direttivo di martedì 9 maggio 2014   Sab 10 Mag 2014, 23:59

Verbale della riunione del consiglio direttivo di martedì 9 maggio 2014

L’assemblea si riunisce nella sede dell’associazione UParte, in via Primo Maggio 22b, alle ore 21.12. Alla riunione sono presenti i seguenti consiglieri:
Riccardo Brun, presidente;
Giada Merri, tesoriere;
Daniele Crosariol, consigliere;
Matteo Crosariol, consigliere;
Luca Pessa, consigliere;
Fausto Cancian, consigliere;

E’ inoltre presente Silvia Smaniotto, socia.

L’ordine del giorno è il seguente:

- Aggiornamento e perfezionamento tariffe di noleggio impianto
- Approvazione rapporto sul lavoro svolto dall’ultima assemblea
- Discussione su alcune criticità del mezzo facebook ai fini assembleari
- Organizzazione della gestione nella nuova sede.
- Varie ed eventuali

Partiamo dal punto 3 perchè riguarda Silvia Smaniotto, che a breve deve andare via. Silvia sembra la persona più adatta a gestire l’account facebook dell’associazione e il consiglio le chiede se vuole prendersi questo compito. Silvia accetta.

Il presidente dice che i propri impegni professionali e di studio non gli permettono di mantenere l’impegno dell’insegnamento nella scuola di musica il prossimo anno scolastico. Dice di trovarsi in difficoltà già quest’anno nel mantenere gli impegni verso i propri allievi. Non è semplice risolvere la questione perchè l’anno scorso aveva ben 26 allievi, quest’anno ne aveva solo 13 ma erano comunque tanti. Riccardo dice che l’estrema ratio è che lui faccia un solo giorno da insegnante, quindi 5 allievi massimo. Sicuramente non farà più il compito di amministratore dei corsi, che finora ha sempre fatto, e finora gratis. In cosa consiste tale compito? Si tratta di dare un’ampia reperibilità telefonica per ricevere le prenotazioni dei genitori degli aspiranti allievi, di organizzare il saggio (canzoni, prenotazione teatro presso il comune, trovare presentatore saggio), curare lo svolgimento delle prove di musica d’insieme e controllare il foglio delle firme di presenza da parte dei maestri, adempimenti relativi alla pubblicità dei corsi e l’invio delle lettere agli allievi a inizio anno scolastico, gestire il calendario online delle lezioni, gestire la pubblicità delle lezioni durante la sagra. Naturalmente non è che l’amministratore dei corsi fa tutte queste cose, ma coordina ed è responsabile che tutti questi adempimenti vengano svolti. L’amministrazione consiste in questo per quanto riguarda i corsi di musica, poi ci sono altri adempimenti per quanto riguarda la sala prove e la gestione dell’impianto voce. Quindi l’amministratore avrebbe in totale un compito alquanto oneroso. Proprio per questo si era pensato l’anno scorso di dare un minimo di compenso all’amministratore. Per far questo però bisognerebbe alzare i prezzi dei corsi di musica. Di fatto, senza pensare al compenso dell’amministratore, c’era già in ballo la questione dell’innalzamento di almeno 2 euro al mese del prezzo mensile dei corsi di musica, perchè ci sono degli oneri legati al costo del lavoro, vedi l’irap (più soldi vanno ai maestri, più costa l’irap, e negli ultimi anni la scuola di musica e cresciuta e di conseguenza anche l’irap).
Se innalzassimo il prezzo delle lezioni di altri 2 euro, arrivando a 70 €, potremmo dare il compenso all’amministratore con 2 euro per ricevuta. Cioè, al maestro che fa anche l’amministratore viene dato un ulteriore compenso calcolato su 2 euro per ogni ricevuta fatta dall’associazione per i corsi di musica nell’anno.
Il consiglio discute sull’opportunità o meno di alzare il prezzo delle lezioni di solo 2 euro al mese o di 4 euro al mese. Silvia è più propensa ad alzare di 4 euro il costo delle lezioni e di lasciarli interamente ad UParte, perchè i costi che comporta l’esistenza della scuola di musica sono comunque alti. Luca invece ribadisce la sua posizione che è quella di aumentare le tariffe solo se strettamente necessario.
I maestri nel complesso sono disponibili a dividersi i compiti dell’amministrazione senza avere un compenso. Silvia chiede a Riccardo se sarebbe comunque disponibile ad accollarsi lui il compito di ricevere le chiamate del mese di settembre dei genitori per l’iscrizione ai corsi di musica, in quanto finora i genitori si sono sempre rapportati a lui. Riccardo però rifiuta, il suo intento è quello di non dover essere più lui il referente “telefonico” dell’associazione, è chiaro però che dà la massima disponibilità a chi svolgerà i vari compiti dell’amministratore per dare aiuto e consigli e per occuparsi delle questioni eccezionali e delicate, tipo la riscossione dei crediti.
Silvia dice che in alternativa ad alzare a 70 € le lezioni si potrebbe alzare l’importo orario del noleggio della sala. La convenzione con il comune ci permetterebbe di alzare il prezzo fino al massimo a 6 euro l’ora. L’idea del presidente è di non alzare il prezzo del noleggio della sala, fino a che le sale non risultino proprio piene. Diamoci un po’ di tempo per vedere se le due sale iniziano ad ingranare e a guadagnare più che in passato, prima di alzare i prezzi. In ogni caso la questione viene rimandata alla prossima riunione, o comunque a quella che verrà fatta prima dell’inizio dei corsi.
Riccardo fa notare agli altri maestri che chi ci mette la faccia, l’amministratore dei corsi, poi ha sempre più allievi, e quindi guadagni.
Riccardo invia ai maestri presenti il manuale con tutti i compiti e le scadenze dell’amministratore esposti in maniera dettagliata. I maestri decideranno successivamente come dividersi questi compiti.
Fausto propone di fare pubblicità delle nostre sale prove su siti specializzati, tipo Mercatino musicale. Il consiglio approva.
Luca fa presente che alcuni genitori che mandano più figli alla nostra scuola hanno chiesto se esiste la possibilità di uno “sconto famiglia”. Il consiglio evidenzia che i prezzi sono già bassi, comunque ripenseremo alla questione.
Il consiglio passa a decidere i nuovi prezzi per l’impianto. Sostanzialmente vengono allineati ai prezzi scontati che facciamo normalmente agli utilizzatori abituali dell’impianto (che sono quasi gli unici). Speriamo in questo modo che non solo gli utilizzatori abituali continueranno a noleggiare l’impianto, ma che la platea si allarghi.

I PREZZI ALLA FINE DI CIASCUNA RIGA SONO RISPETTIVAMENTE QUELLI VECCHI E QUELLI NUOVI
- 2 casse FBT HiMaxx4a 600 W (500+150)                              50 €         30 €
- 2 sub FBT 900 W                                                             50 €          30 €
- 1 mixer Yamaha 24 canali (4 aux+ 2)                                   30 €          20 €
- 4 casse spia Db audio 400w                                               80 €          40 €
- 1 ciabatta audio Proel 20/8                                                20 €          10 €
- 1 set microfoni da batteria sennheiser                                  30 €          15 €
(cassa - rullante - tom - tom - timpano).
Quello della cassa è lo shure beta52
- 2 microfoni panoramici Samsung co2 per batteria                    10 €          5 €
- 2 microfoni per voce Shure sm58                                         10 €          5 €
- 2 microfoni per strumento Shure sm57                                  10 €         5 €
- 1 microfono per voce shure pg58                                          5  €          5 €
- 1 set luci con 2 par 64 1000w e 2 fari luce bianca da 500w       30 €         15 €
- 1 set luci 2 par 64 1000w                                                    20 €         10 €
- 2 D.I. box                                                                         10 €         5 €
- mixer behringer 6 canali                                                       10 €         5 €
- un microfono per presentazioni sennheiser FP12                        10 €       5 €
- 1 microfoni per voce Shure sm58 beta wireless                          10 €       5 €
- 1 cassa fbt jolly 150w                                                          20 €       10 €

backline per i gruppi COMPLETA (composta dai pezzi sotto elencati)             40 € (prezzo nuovo)
- Batteria Pearl serie forum                                                                   20 € (prezzo nuovo)
- Ampli Ashdown testata cassa per basso                                                20 € (prezzo nuovo)
- Ampli chitarra marshall 100w                                                               20 € (prezzo nuovo)
- Ampli chitarra peavy 100w                                                                  20 € (prezzo nuovo)

NOLEGGIO DELL’INTERO IMPIANTO SENZA BACKLINE: € 170 (E NON PIU’ 220)
NOLEGGIO DELL’INTERO IMPIANTO CON BACKLINE: € 200 (E NON PIU’ 250)

Andiamo al punto 2 e leggiamo il resoconto di tutte le decisioni prese in via eccezionale dal consiglio su facebook. Inoltre riportiamo la TO DO LIST, di quanto è stato fatto e verrà fatto da quando siamo passati nella sede nuova.

Questa riunione del consiglio direttivo viene indetta a grande distanza dall'ultima, tenutasi il 29/10/2013, diversamente dalla consuetudine. Questo non perché siano mancati nel frattempo temi di discussione relativi alla vita associativa, ma proprio perché il periodo appena trascorso è stato estremamente saturo di accadimenti connessi alla realizzazione della nuova sede, che hanno necessitato di decisioni da prendere in maniera rapida, dunque si è sfruttato per lo più il canale di facebook, anziché quello delle riunioni in sede.
Sembra giusto però fare un piccolo resoconto di quanto successo e deciso in questi mesi.
Il 14 gennaio Riccardo ha reso noto quanto segue: il sig. Moreno (quello a cui sono stati appaltati alcuni lavori) ha preventivato l'insonorizzazione delle due sale, il preventivo sarebbe stato di 2000 €. Questo avrebbe fatto avanzare ad UParte 1000 €, utili per acquistare ad esempio le porte tagliafuoco per le due sale prove. In realtà poi si è scoperto che vi sarebbero spese ulteriori perché il lavoro di insonorizzazione avrebbe comportato lo smontaggio dei tubi e delle prese già installati nelle varie stanze. A questo punto si era pensato che se il comune non avesse risposto di queste ulteriori spese, l'alternativa sarebbe stata quella di fare solo la controparete per l'insonorizzazione nella parete comunicante fra le due sale. Alla fine poi il comune ha interamente coperto le spese di smontaggio. Dal comune sono anche stati acquistati i 5 condizionatori e l'inferriata della porta di ingresso. UParte si è occupata di pagare le porte tagliafuoco e i 2000 € del lavoro, per un totale di 2.854,80 € (fatt. del 28/02/2014, pagata l'08/03/2014).
A metà febbraio Riccardo ha reso noto ai consiglieri che Antonio, l'artigiano che ha presieduto ai lavori nella sede, ci ha invitato a scegliere il colore del pavimento in laminato.
Il 20 febbraio i lavori di insonorizzazione sono stati completati. L'8 marzo sono stati completati anche i restanti lavori.
Il 17 febbraio ci è arrivata l'offerta da parte di Maurizio Crosariol per l'acquisto a 200 € del suo piano elettrico digitale Yamaha P150 usato. Dopo consultazione dei consiglieri e di Andrea De Nardi, il maestro di tastiera, si è deciso di effettuare l'acquisto, conclusosi il 19/02/2014. Riccardo e Daniele sono andati a ritirare il piano. Riccardo e Andrea si sono poi preoccupati di sistemarlo, tramite un negoziante amico di Andrea.
A fine gennaio Giada si è occupata di informarsi sui costi di disattivazione delle utenze della vecchia sede: tali costi non avrebbero superato i 50 € totali.
A inizio febbraio Giada ha richiesto un nuovo allacciamento alla Telecom (risultava più economico del trasloco della vecchia linea, l'operazione è infatti avvenuta a costo zero) e il 14 febbraio i tecnici Telecom sono venuti ad effettuare i lavori necessari. La linea risulta attiva dal 14/02/2014. Inoltre il 26/03/2014 Giada ha attivato un numero di cellulare destinato solo a ricevere chiamate per questioni legate all'associazione. I nuovi numeri di telefono sono stati resi noti in quanto stampati sull'insegna presente sulla porta della nuova sede. Tale insegna è stata ideata graficamente dal socio Dario Battistin, approvata sul facebook dei consiglieri e stampata e plastificata a cura di Giada.
Il 30/01/2014 scadeva la prima bolletta del gas della nuova sede, dell'importo molto alto di 265,73 € in quanto non ci era stata data la possibilità di effettuare l'autolettura (i consumi erano infatti ancora nulli). Ad oggi comunque vantiamo un credito pari a quanto pagato nei confronti della società del gas, quindi non vi saranno altri costi in questo senso per un bel po'.
L'8 marzo alcuni consiglieri hanno avuto un incontro con il consigliere comunale Alberto Segatto per discutere della convenzione che legherà UParte al comune e che, per volontà del comune, dovrà essere variata rispetto a quella attuale. Nell'incontro è stato fatto un resoconto dell'attività di UParte, partendo dall'ampio raggio degli orari di apertura garantiti e arrivando alle attività senza scopo di lucro che l'associazione da sempre propone. Alberto ha sostanzialmente richiesto una maggiore disponibilità dell'associazione a condividere i nuovi spazi associativi con altre realtà e la messa a disposizione al comune dell'impianto voce. Sono queste delle tematiche che ci hanno lasciato perplessi. In ogni caso il 13 marzo 2014 la Giunta Comunale ha prorogato la convenzione già esistente fino al 30/09/2014, quindi ci sarà ancora tempo per negoziare eventuali modifiche della convenzione.
Dal momento in cui la convenzione è risultata prorogata, è stato possibile per noi entrare fisicamente nella sede a svolgere i lavori che si rendevano ancora necessari, cioè restaurare le porte esistenti, installare alcuni congegni come le fotocellule, fare le pulizie e traslocare. Il lavoro delle porte è stato quello più oneroso, sia dal punto di vista del tempo che delle finanze: si è trattato di carteggiare le porte, ripitturarle e installare il plexiglass sulla porta della sala scazzo, questi lavori hanno interamente occupato la seconda metà di marzo e sono costati 240 € circa.
Ulteriori lavori di manutenzione che si sono resi necessari hanno riguardato la riparazione e sostituzione delle maniglie delle porte, l'installazione del temporizzatore e della fotocellula, il taglio dei pannelli di legno per l'apposizione dei coni fonoassorbenti staccati dalla vecchia sede: questi lavori sono stati quasi interamente eseguiti da Mirko Meneghel, che oltre ad apportare la propria forza lavoro ha anche fornito in via gratuita moltissimo materiale. A lui vanno i più sentiti ringraziamenti a nome del direttivo.
Il trasloco è avvenuto in più tappe: in un primo momento con lo smontaggio e l'inscatolamento di tutto ciò che c'era nella vecchia sede e con il distacco dei coni fonoassorbenti dalle pareti. In secondo battuta si sono poi smontati e trasportati tutti i mobili utilizzando mezzi di trasporto messi a disposizione dei soci nella giornata del 5 aprile.
I lavori finali di insonorizzazione delle nuove sale prove hanno riguardato la predisposizione dei pannelli con i coni fonoassorbenti e l'apposizione di guaine paraspifferi sulle porte: di questi lavori si è occupato Riccardo.
Le pulizie sono state svolte a inizio aprile e hanno riguardato la rimozione della polvere dalle pareti e dai pavimenti, la pulizia dei vetri con la rimozione degli adesivi, la pulizia con acido delle zone dove era rimasto il pavimento originale, lo smaltimento dei rifiuti.
Giada, Luca, Mirko, Vittorio Manzan e Fausto si sono occupati dell'acquisto del materiale necessario: fra le spese più significative, notiamo l'acquisto della cavetteria per l'allestimento della seconda sala prove (€ 123.50), i pannelli di legno e il plexiglass (€ 250 circa), rilevatore di presenza, temporizzatore, maniglie e serrature (80 € circa), copia delle nuove chiavi per tutti i gestori e maestri (60 € circa).
Vi sono anche stati compiti più "amministrativi", come l'avvisare del cambio di sede i gruppi e gli allievi della scuola, nonché la comunicazione della variazione della sede ai gestori di servizi, al commercialista, alla banca, all'assicurazione e a tutti gli altri soggetti con cui intratteniamo rapporti. Queste incombenze sono state svolte da Giada, Riccardo e Daniele.
L'aggiornamento del sito è tuttora in corso ed è demandato a Lorenzo Monni.
L'inventario deve ancora essere aggiornato, ma verrà fatto a breve.
Allo stato attuale questi sono i lavori POST TRASLOCO che sono stati fatti (e chi li ha fatti), i lavori in corso e quelli ancora da fare:

togliere adesivi passacavi scazzo                                      Fatto                        Daniele, Mirko
pitturare bianco bordi porte                                             Parzialmente fatto       Luca, Mirko
sistemare cassettiera                                                     Fatto                        Riccardo
contattare settin per termoconvettori                               Fatto                        Riccardo
Del Bello 50 € e convenzione                                            Fatto                        Riccardo
sito nuovo                                                                    Parzialmente fatto       Lorenzo M
aggiornare il sito per prenotazioni doppie                            Fatto                        Riccardo
aggiornare facebook                                                       Fatto                        Riccardo
contattare gruppi + sede nuova                                       Fatto                         Riccardo/Daniele
creare pannelli fonoassorbenti                                          Fatto                        Riccardo/Daniele
appendere pannelli fonoassorbenti                                    Fatto                          Riccardo
allestire un monitor secondario                                         Fatto                          Riccardo
comprare temporizzatore                                                Fatto                           Giada
installare temporizzatore                                                   Fatto                          Mirko
fotocellula                                                                    Fatto                           Mirko
consegna e ritiro chiavi a tutti                                         Parzialmente fatto           Giada, Riccardo
Portare panche ecc. dentro sede vecchia                          Fatto                          Giada, Daniele
prendere robe in sede vecchia (bacheca, attaccapanni ecc.)Fatto                          Giada, Daniele
il libro dei COMPITI GESTORI                                           Parzialmente fatto           Riccardo
chiudi porta automatico                                                 Fatto                             Mirko
cartello relativo alla chiusura finestre durante le prove         Fatto                            Riccardo Giada
chiave stanza polivalente                                               Fatto                             Mirko
cartelli istruzioni impianto per i gruppi nelle sale prove          Fatto                             Riccardo
contattare gente distributori automatici                            Parzialmente fatto           Giada / Riccardo
cambiare insegne dei bidoni                                            Parzialmente fatto            Mirko
togliere luci sala prove vecchia                                         fatto                              Mirko
ritoccare mobiletto                                                         Parzialmente fatto           Mirko
comprare bacheca                                                           fatto                           Giada
appendere bacheca                                                          fatto                           Mirko
indire riunione gestori                                                       fatto                            Riccardo
indire riunione direttivo                                                     fatto                            Riccardo
sistemare / capire situazione gas
contattare Panzarin per balconi e calcinacci
contattare assessore per lavandino cucina
coprire porta giù (antifurto)
spostare campanello
inventario
vendita condizionatore a scuola di Pramaggiore                      fatto                             Fausto
inaugurazione
antiscivolo scale
togliere scotch in giro                                                        fatto                             Luca
tovaglia tavolo polivalente
tende sala prove
tende in giro
sistemare la linea wireless
cripta protezione civile
orecchia tappeto
luci specchio del bagno
stampante di rete
cornici e poster
battiscopa Antonio
acido muriatico scale
zanzariere
comprare microfono per sala prove 2
cavo telefono da passare
cartello alcolici                                                                  fatto                  Riccardo
sistemare cucina
cartello riassuntivo raccolta differenziata
sostituire luce scale con plafoniera                                  parzialmente fatto           Mirko
sistemare cavo dietro porta ingresso
insegna plexiglass fuori (scrivere corsi di musica)
appendere orologio corridoio                                            fatto                             Mirko
appendere orologio sala prove
comunicato stampa
contattare Moreno per far mettere le fascette nelle sfese


Giada vorrebbe parlare del fatto che UParte ha avanzato nel 2011 51,40 euro dalla rassegna cinematografica “E l’italiano come sta?”. Al tempo Del Bello, referente per le attività sociali del comune, ci aveva detto di tenere questi soldi per una futura rassegna che ci sarebbe stata commissionata. Dopo 3 anni abbiamo chiesto a Del Bello cosa fare di questi soldi. Siccome non ci è sembrato particolarmente interessato a volerli indietro, il consiglio decide in questa sede di inglobare questi soldi nel bilancio di UParte, sotto la voce “entrate straordinarie”.

Fatto, letto, chiuso e sottoscritto in San Stino di Livenza il 09 maggio 2014 alle ore 22.50.
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