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 VERBALE DELL'ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 30/06/2013

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jam!

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MessaggioTitolo: VERBALE DELL'ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 30/06/2013   Lun 01 Lug 2013, 12:09

VERBALE DELL'ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 30/06/2013

Il giorno 30/06/2013 alle ore 21.50 presso la sede dell'associazione a S. Stino di Livenza in via Primo Maggio 22B, si riunisce l'assemblea dei soci. I presenti sono: Riccardo Brun, Giada Merri, Luca Pessa, Lorenzo Monni, Daniele Crosariol, Fausto Cancian, Giacomo Giro, Cristiano Segatto.


L'ordine del giorno è il seguente:
  • Bilancio sulle attività finora svolte.
    Eventuale assegnazione di due posti da consigliere.
    Votazione sull’uso del fondo riservato ai soci.
    Proposta relativa all’introduzione della mansione di “amministratore dei corsi” e  all’aumento delle tessere gold a tale scopo.
    Proposta di assunzione di due nuovi maestri
    Proposta di leggera modifica del contratto per i maestri.
    Varie ed eventuali.


Il bilancio delle attività svolte vede in primo luogo il mancato svolgimento dell'UParte Fest, per il resto abbiamo svolto più o meno le attività solite. L'UParte Fest pensiamo possa essere rimandata per quest'anno al momento dell'entrata nella nuova sede.
I lavori per la nuova sede proseguono abbastanza velocemente. Ora sono fermi per la mancanza di liquidità da parte del comune. Riprenderanno sicuramente a fine luglio. Per quanto riguarda il saggio, il presidente ritiene che sia andato meglio rispetto agli anni passati, sia per un maggiore livello tecnico degli allievi sia per una più efficiente organizzazione dei preparativi. Il socio nonché maestro Fausto dice che avrebbe bisogno, durante il saggio, di una persona in sala che lo aiuti nell'ascolto in fase di mixer. Luca fa notare che l'organizzazione sul palco è carente, nel senso che gli allievi più giovani sono un po' disorganizzati. Il presidente risponde a Fausto dicendo che dal prossimo anno ci sarà un maestro in più per aiutarci e una modifica al contratto che andrà nella direzione di potenziare il servizio al saggio. I corsi di disegno e di teatro non sono partiti, entrambi per mancanza di sufficienti iscritti. Fausto propone di fissare degli appuntamenti di disegno o cose simili, invece che dei corsi, che sono più onerosi dal punto di vista delle tempistiche.
Alle ore 21.03 arriva Crosariol Matteo.
Luca Pessa dice che a breve sarà il caso di tagliare l'erba. In tutto cinque persone danno la propria disponibilità. Luca si terrà in contatto con queste persone.

Due consiglieri si sono dimessi dal loro ruolo, quindi ci sono due posti vacanti. Durante questa assemblea possono esserne eletti due. Ci sono tre proposte di candidatura: Giacomo Giro, Matteo Crosariol e Fausto Cancian. Dunque i presenti votano.
Si scrutinano i voti. Risultati:
MATTEO CROSARIOL: voti 5
FAUSTO CANCIAN: voti 9
GIACOMO GIRO: voti 1.
Vengono eletti due nuovi consiglieri: Fausto e Matteo. Il consiglio è al completo.
Alle ore 21.15 si uniscono all'assemblea Dario Battistin, Alberto Segatto, Ambra Salgarella e Mattia Boatto.
Si fanno delle proposte per l'allocazione del fondo di 300 euro utilizzabile a libera scelta dai soci. Le proposte sono: riparazione ampli basso, altre riparazioni (batteria e altri ampli), acquisto 2 aste, piscina, connessione internet più potente, metterli in banca e ripensarci il 30 settembre.
Si mettono ai voti le varie proposte: il 40% dei presenti votano le riparazioni, il 60% per metterli in banca. Le riparazioni non sono estremamente urgenti perché gli ampli funzionano tutti, in quanto quelli non funzionanti erano stati a suo tempo sostituiti. Visto che non c'è una maggioranza schiacciante, decidiamo di spendere 100 euro per far partire le riparazioni e 200 euro li mettiamo in banca.
Proposta della retribuzione della mansione "amministratore dei corsi" finanziata con l'aumento delle tessere gold. Bisognerebbe svuotare la mansione di presidente da alcuni compiti, retribuendoli. In questo momento molti compiti li sta svolgendo tutti il presidente Riccardo Brun. Fra questi c'è anche quello dell'organizzazione dei corsi che implica queste azioni:
E' giusto che un onere del genere non sia appannaggio esclusivo del presidente e che debba essere in una certa misura retribuito.
Più di un socio dice che l'aumento delle tessere gold potrebbe non essere ben ricevuto. Inoltre Fausto fa presente che è meglio che non cambi la persona di riferimento dei corsi in corrispondenza di un cambio di sede e poi fa notare che alla fine un lavoro del genere sarebbe più facile da fare per Riccardo, che è di S. Stino, piuttosto che per gli altri. Luca dice che, visto che il cambio sede è vicino, sarebbe meglio non spendere soldi per questa mansione, ma sicuramente è il caso di suddividerla fra più persone. Si discute la proposta per vario tempo, e si decide di proseguire come si è fatto l'anno scorso anche per quest'anno, però con l'importante differenza che Riccardo Brun collaborerà con i presenti per la suddivisione dei compiti fra tutti. La possibilità di retribuire questi compiti verrà decisa nei prossimi anni.
Si presenta all'assemblea la proposta di assumere due nuovi maestri: Lorenzo Monni e Silvia Smaniotto. L'assemblea è ben propensa alle nuove assunzioni.
Il presidente propone di aggiungere una piccola postilla al contratto dei maestri: che una parte dello stipendio dei maestri sia legata non solo alla presenza alle prove di musica d'insieme ma anche alla presenza nel giorno del saggio dalle 15 all'una di notte. Tutti i presenti sono d'accordo tranne Mattia e Daniele.
Lorenzo dice che sarebbe da fare un restyling del sito di UParte, Riccardo e Lorenzo collaboreranno a questo progetto. Lorenzo si propone per l'aggiornamento del sito.
C'è bisogno di stampare nuove ricevute con l'intestazione dell'associazione. Siccome siamo in procinto di cambiare sede, dobbiamo decidere se aspettare l'ufficialità della nuova sede o se far già stampare le ricevute con il nuovo indirizzo. L'assessore Alberto Segatto ci rassicura che nel bilancio di previsione è prevista la spesa per la nostra sede, quindi a breve potremmo già far stampare le ricevute nuove.
La discussione prosegue con il resoconto di come stiano andando avanti i lavori nella nuova sede.
Per quanto riguarda l'annosa questione dei cavi cannon cannon per il microfono, si decide che se ne terranno due in blindo e si presteranno ai gruppi previa consegna del documento d'identità. Così siamo sicuri che ci torneranno indietro.
C'è un bando della regione che scade il 6 luglio, uguale a quelli già sfruttati negli anni passati. Vediamo se riusciamo a stendere qualcosa in tempo.


Fatto, letto, chiuso e sottoscritto il 30 giugno 2013 alle ore 22.53.

S. Stino di Livenza, lì 30/06/2013.
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MessaggioTitolo: Re: VERBALE DELL'ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 30/06/2013   Lun 01 Lug 2013, 16:32

I compiti dell'amministratore dei corsi, che dal prossimo anno di corsi verranno smistati in maniera più puntuale fra i volontari, sono i seguenti:

entro fine dicembre
- convocare una o più riunioni con i maestri per decidere:
a. data del saggio
b. brani del saggio
c. gruppi del saggio
d. 8 giorni e orari per le prove di musica d'insieme (6 + 2 generali)
- andare in comune a prenotare il teatro

da marzo a giugno
-preoccuparsi che tutti i maestri firmino un foglio presenze con orario entrata-uscita durante ogni prova di musica d'insieme e durante il saggio.

entro il 30 maggio
-trovare un presentatore per il saggio.
-coordinare il gruppo dei maestri per l'organizzazione del saggio: ritrovo, messa in funzione dell'impianto, smontaggio ecc.
-predisporre 3-4 scalette definitive che durante il saggio saranno appese dietro le quinte. Una di queste deve essere data al presentatore.

entro il 30 giugno
- elaborare un articolo da sottoporre al direttivo per l'approvazione da inserire nel giornale della sagra. Mettersi in contatto con Luciano Negretto per fornirglielo.

entro il 20 luglio
- elaborare con diverse proposte la grafica delle nuove tessere e del materiale pubblicitario da distribuire a settembre. Presentare al consiglio i campioni per l'approvazione. Proporre, sempre al consiglio, le modalità di stampa (fotocopie, stampa professionale su volantino, ecc.) e le eventuali ditte a cui appoggiarsi per le stampe

entro il 30 luglio
- procedere alla stampa delle nuove tessere e del materiale pubblicitario

entro il 30 agosto
- rinnovare il calendario online per la gestione degli orari attraverso le nuove disponibilità dichiarate dai maestri.
- elaborare una lettera di invito a reiscriversi e spedirla per posta ordinaria a ciascun allievo iscritto l'anno precedente. Nella lettera, oltre ai ringraziamenti di rito dovranno essere specificati il funzionamento della preiscrizione e del'iscrizione vera e propria, il meccanismo della presentazione con rimborso, eventuali nuovi maestri, novità significative.
Nella lettera deve essere inoltre presente il numero telefonico dell'amministratore dei corsi, che dal momento della spedizione della stessa diventa l'unico referente durante tutto l'anno sia da parte dei genitori che da parte dei maestri. Pertanto l'amministratore sarà tenuto ad organizzare gli orari incastrando le disponibilità dei maestri con le esigenze di coloro che sono intenzionati ad iscriversi. L'orario dovrà essere costantemente aggiornato online. L'amministratore dei corsi deve inoltre conoscere perfettamente il regolamento degli stessi e le tariffe per poter rispondere alle domande che gli vengano poste qualora qualche allievo chiami per ottenere maggiori informazioni, o qualora durante l'anno sorgano particolari difficoltà (mancati pagamenti, recuperi ecc.)

entro il 15 settembre (o comunque entro la fine della sagra)
- stampare i nuovi moduli di iscrizione
- far timbrare i manifesti pubblicitari
- contattare i maestri per coordinare la puntuale installazione del gazebo durante i 3 giorni della sagra, e predisporre tutto il necessario per l'iscrizione.
- occuparsi della distribuzione dei volantini nelle seguenti scuole:
elementari corbolone
elementari san stino
medie san stino
ipsia san stino
- occuparsi della distribuzione dei volantini e dell'affissione manifesti nei seguenti luoghi:
stazione treni san stino, porto, san dona'
bar del centro san stino
negozi strategici (parrucchiere, panifici, supermercati)
bar di torre
fermate delle corriere san stino (in particolare vicino al cad e al bivio)
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